İşe alımdan işten ayrılmaya kadar işverenler çok sayıda çalışan verisi işler. Açık rıza, sağlık verileri, kamera kayıtları ve saklama sürelerine ilişkin temel kurallar.
İşverenler, iş ilişkisinin her aşamasında çalışanlara ait kimlik, iletişim, özlük, bordro ve kimi zaman sağlık verilerini işler. Bu faaliyetlerin KVKK'ya uygun yürütülmesi hem idari para cezası riskini azaltır hem de çalışanlarla güven ilişkisini güçlendirir.
Her şey için açık rıza gerekmez
Sık yapılan hatalardan biri, tüm veri işleme faaliyetlerini çalışandan alınan genel bir açık rızaya dayandırmaktır. Bordro hazırlanması veya SGK bildirimleri gibi işlemler, sözleşmenin ifası ve kanuni yükümlülük gibi başka hukuki sebeplere dayanır. Açık rıza, ancak başka bir hukuki sebebin bulunmadığı durumlarda ve özgür iradeyle verilebildiği ölçüde anlamlıdır.
Aydınlatma yükümlülüğü
Çalışanlara, verilerinin hangi amaçla işlendiği, kimlere aktarılabileceği ve hangi haklara sahip oldukları konusunda yazılı aydınlatma metni sunulmalıdır. Aydınlatma, açık rızadan bağımsız ve her durumda yerine getirilmesi gereken bir yükümlülüktür.
Özel dikkat gerektiren veriler
- Sağlık verileri: İşe giriş ve periyodik muayene raporları yalnızca yetkili kişilerin erişebileceği şekilde saklanmalıdır.
- Biyometrik veriler: Parmak izi veya yüz tanıma ile giriş-çıkış sistemlerinde, çalışanlara alternatif bir yöntem sunulması ve ölçülülük ilkesinin gözetilmesi gerekir.
- Kamera kayıtları: Güvenlik amacıyla yapılan kayıtlar için görünür bilgilendirme yapılmalı; dinlenme ve soyunma alanları gibi mahremiyet alanları izlenmemelidir.
Saklama ve imha
Özlük dosyaları, ilgili mevzuattaki süreler ve olası uyuşmazlıklardaki zamanaşımı süreleri dikkate alınarak saklanmalı; süresi dolan veriler kişisel veri saklama ve imha politikasına uygun şekilde imha edilmelidir.